會展設(shè)計策劃是一項系統(tǒng)性工程，它涉及多方面內(nèi)容，一般來說，主要包括會展調(diào)研與立項計劃、會展運作與實施計劃、會展總結(jié)與評估計劃3個方面。
1、會展調(diào)研與立項計劃
會展調(diào)研及立項計劃是所有會展設(shè)計策劃工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，是判斷會展項目是否可行的決定因素。這一部分的工作主要包括：確定調(diào)研方向和目標(biāo)；擬訂調(diào)研方案；收集分析相關(guān)信得出結(jié)論，撰寫調(diào)研報告、立項設(shè)計策劃書和可行性研究報告；計劃項目立項和報批。
對于新的會展項目，會展調(diào)研工作涉及面廣，需要對新的項目題材領(lǐng)域有全面的認(rèn)識，對目標(biāo)客戶市場有深入的了解，對相關(guān)機構(gòu)政府部門、媒體、競爭對手等、有密切溝通或側(cè)面了解；對于已有的會展項目，也要對項目題材所在領(lǐng)域的產(chǎn)業(yè)、政策的最新動態(tài)有全面把握，對競爭環(huán)境有清晰認(rèn)識，對老客戶的需求和建議有深入了解，以便及時調(diào)會展項目的主題方向和實施方式。從某種意義上來說，會展調(diào)研工作往往也是會展?fàn)I銷工作的起點。
在調(diào)研的同時，會展項目的組織機構(gòu)也會明確項目立項報批的相關(guān)政策法規(guī)，從而對這一工作進行計劃和準(zhǔn)備。
2、會展運作與實施計劃
會展運作與實施計劃是會展設(shè)計策劃工作的中心環(huán)節(jié)，是會展項目運營管理的指南與依據(jù)。
這一部分的主要工作包括編制可行性預(yù)算方案；制訂營銷推廣方案；撰寫項目籌辦計劃；確定媒體策略；籌劃現(xiàn)場服務(wù)和管理方案；安排場±也、物流、通信與供應(yīng)計劃等。
以會議運作和實施計劃為例，涉及以下工作內(nèi)容制訂計劃，確定必要工作；制訂會議議程；了解可供使用的場±也和設(shè)施情況；提議、選擇合適場±考察、比較和確定場±也和設(shè)施；設(shè)計、布置會場；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的工作；招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和其他人員；制訂可行性預(yù)算方案或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項工作的時間安排；交流相關(guān)供應(yīng)商運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司、；確定印刷公碰安排餐飲、娛樂項目的相關(guān)事宜；聯(lián)系會議發(fā)言人和貴賓等。
3、會展總結(jié)與評估計劃
會展總結(jié)與評估計劃是會展設(shè)計策劃工作的必要環(huán)節(jié)，是全面了解會展項目實施效果、總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)的有效手段。會展總結(jié)與評估都具有回顧、分析的性質(zhì)，但前者偏重于總結(jié)會展項目運作過程中的操作方法、數(shù)據(jù)料、難點間題、經(jīng)驗教訓(xùn)、運作結(jié)果，基本由會展組織機構(gòu)自行總結(jié)；后者則強調(diào)將會展項目的運營效果與預(yù)期目標(biāo)進行比較分析，同時評價會展項目的效益與工作績效等，可以由會展組織機構(gòu)自我評估，也可以由相關(guān)政府管理機構(gòu)、第三方機構(gòu)進行評估和審計。
在會展設(shè)計策劃階段，應(yīng)該根據(jù)會展目標(biāo)制訂會展總結(jié)與評估計劃，例如確定總結(jié)與評估的指標(biāo)體系，確定所需數(shù)據(jù)料的來源與采集方法，確定數(shù)據(jù)分析模式等；制訂會展參與者的后續(xù)服務(wù)計劃與再營銷計劃；制訂會展總結(jié)與評估的匯報計劃與媒體宣傳計劃。
