良好的財(cái)務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果安排得當(dāng)不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項(xiàng)目、確定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個工具。可以把預(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。為了達(dá)到這個目標(biāo)，會展在制定預(yù)算時(shí)必須做到有計(jì)劃、有步驟，不斷更新信息。
制定會展活動預(yù)算所考慮的內(nèi)容。
一般說來，制定一份會展預(yù)算至少包括以下幾方面的內(nèi)容。
(1)歷史數(shù)據(jù)。回顧過去的工作，以便制定出相對精確的新預(yù)算。
(2)行政管理費(fèi).包括項(xiàng)目共享的費(fèi)用如工資、獎金和復(fù)印、電話、信函來往、計(jì)算機(jī)等要支付的費(fèi)用。
(3)收益。即預(yù)算帶來的收入，包括公司撥款、預(yù)算、注冊費(fèi)、出售展品和紀(jì)念品的收入、贊助等。
(4)固定費(fèi)用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費(fèi)用。
(5)可變費(fèi)用。如餐飲費(fèi)等。
(6)詳細(xì)開列的項(xiàng)目。詳細(xì)開列的項(xiàng)目列明預(yù)算中的各個項(xiàng)目。
(7)調(diào)整控制。由于預(yù)算是根據(jù)估計(jì)而制定的，因此不一定準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。
在會展中，為了衡量一個項(xiàng)目的財(cái)務(wù)成果，必須設(shè)置一個用于實(shí)現(xiàn)既定財(cái)務(wù)目標(biāo)的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定.
