會(huì)展業(yè)的蓬勃發(fā)展，策劃對(duì)會(huì)展的作用日益重要，一方面主題策劃體現(xiàn)的趨勢(shì)性、前沿性和吸引力是會(huì)展舉辦成功的先兆，正如諺語(yǔ)所說(shuō)“好的開(kāi)始是成功的一半”；另一方面在整個(gè)會(huì)展舉辦的過(guò)程中，內(nèi)外資源的選擇、組合和規(guī)劃的方法上也需要策劃融入更加有效、更加科學(xué)的創(chuàng)意，才能最終打造一個(gè)有持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)力的行業(yè)會(huì)展品牌。
會(huì)展策劃是對(duì)會(huì)展的整體戰(zhàn)略與策略的運(yùn)籌規(guī)劃，是指對(duì)于提出會(huì)展戰(zhàn)略和計(jì)劃、實(shí)施并檢驗(yàn)會(huì)展決策的全過(guò)程作預(yù)先的考慮與設(shè)想。會(huì)展策劃不是具體的展覽業(yè)務(wù)，應(yīng)該是會(huì)展決策的形成過(guò)程，是將會(huì)展目標(biāo)具體化的過(guò)程。會(huì)展策劃應(yīng)該有以下幾個(gè)程序性內(nèi)容：根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查與預(yù)測(cè)，確定會(huì)展主題、展示對(duì)象和觀眾，突出會(huì)展表現(xiàn)形式，制定會(huì)展總體規(guī)劃，實(shí)施營(yíng)銷計(jì)劃與方案，完成會(huì)展組織、會(huì)展管理、會(huì)展費(fèi)用預(yù)算、會(huì)展效益評(píng)估和效果測(cè)定等一系列的決策。因此，會(huì)展策劃就是在會(huì)展調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)會(huì)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，制定有效的會(huì)展策略方式和方法。
科學(xué)、合理和富有創(chuàng)意的會(huì)展策劃方案對(duì)會(huì)展活動(dòng)有以下作用：
一、為會(huì)展提供方案
決策是對(duì)未來(lái)行動(dòng)方案的抉擇，有好的方案才有好的決策。會(huì)展策劃的目的就是尋求更合理、更經(jīng)濟(jì)、更有效的方案，為會(huì)展決策提供科學(xué)的依據(jù)。
二、塑造品牌形象
會(huì)展策劃是一項(xiàng)創(chuàng)新工程，它根據(jù)會(huì)展市場(chǎng)的需要，在操持自身優(yōu)勢(shì)和特色的基礎(chǔ)上，在會(huì)展內(nèi)容和形式上努力創(chuàng)造全新的亮點(diǎn)，提升競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，從而塑造會(huì)展品牌形象。
三、提高經(jīng)濟(jì)效益
會(huì)展策劃運(yùn)用科學(xué)的方法，能大大減少會(huì)展活動(dòng)的盲目性，有效地避免潛在風(fēng)險(xiǎn)，努力克服各種困難和挑戰(zhàn)，從而提高會(huì)展活動(dòng)的效率和效益。
